Méthode 80/20 : comment utiliser la loi de Pareto au travail
Sélim Niederhoffer
Sélim Niederhoffer, auteur et expert carrière à Glassdoor | 2 sept. 2024
La loi de Pareto, connue sous le nom de règle des 80/20, est une méthode de gestion qui permet d’identifier les priorités à traiter et d’optimiser le temps de travail. Qu’est-ce que la loi de Pareto et la règle des 80/20 ? Pourquoi et comment l’appliquer au travail ? Lisez cet article pour booster votre productivité et améliorer votre capacité à résoudre des problèmes.
Qu’est-ce que la loi de Pareto ?
Le principe de Pareto ou loi de Pareto, ou encore loi des 80/20, tire son nom de l’économiste italien Vilfredo Pareto. Au début du XXe siècle, celui-ci observe qu’en Italie, 20 % des personnes détiennent 80 % des richesses. C’est la naissance de la loi de Pareto.
En 1954, c’est le qualiticien Joseph Juran qui diffuse la notion découverte par Pareto, après avoir remarqué que cette loi des 80/20 facilite l’identification des éléments à fort impact (les 20 %) et les autres (80 %).
La règle des 80/20 n’est pas une expression mathématique formelle, mais plutôt un phénomène généralisé qui peut s’observer dans de multiples domaines, tels que l’économie, le business, la gestion du temps, l’immobilier, le sport, la démographie, etc.
Par exemple :
- 20 % des clients représentent 80 % du Chiffre d’Affaires (CA).
- 20 % du personnel total est concerné par 80 % des accidents du travail.
- 20 % des causes peuvent être à l’origine de 80 % des défauts.
- 20 % des clients sont à l’origine de 80 % des réclamations.
- 20 % de la population paie 80 % des impôts.
- 20 % des problèmes représentent 80 % des préoccupations.
- Etc.
Pourquoi utiliser le principe de Pareto au travail ?
Il est parfois difficile d’identifier les tâches à prioriser et de répartir les ressources pour optimiser le chiffre d’affaires de l’entreprise.
Le principe de Pareto est un moyen d'analyse simple qui fait ressortir ce qui importe vraiment. C’est un outil privilégié pour les capitaines d’industrie, les dirigeants et managers pour hiérarchiser le travail et allouer les bonnes ressources aux bons dossiers.
La loi de Pareto permet d’obtenir un maximum de résultats à partir d’un maximum d’efforts, mais concentrés sur un minimum de tâches. Ainsi, les équipes peuvent travailler avec plus d’efficience et rester concentrées sur les initiatives clairement identifiées et limitées en nombre.
La méthode 80/20 favorise donc une meilleure gestion du temps et une meilleure productivité globale.
Par exemple, le principe de Pareto peut servir d’outil de suivi des ventes : pourquoi les ventes de ce produit qui représentait 35 % du CA diminuent-elles ? En donnant une photographie à l’instant T, les équipes peuvent se focaliser sur ce produit en vue de le re-développer (mener des contrôles qualité spécifiques, interroger les clients, observer la concurrence sur ce segment précis, etc).
En résumé, la règle du 80/20 a pour avantages de :
- Rendre visible les indicateurs clés plus rapidement,
- Aider à clarifier les priorités,
- Faciliter la prise de décision et le passage à l’action,
- Améliorer la productivité quotidienne,
- Diviser les tâches en segments gérables,
- Cibler la stratégie.
Comment utiliser la méthode 20/80 au travail ?
Voici 3 exemples d'application du principe de Pareto dans le milieu de l’entreprise :
1. Productivité
L’utilisation courante de la règle des 80/20 sert à hiérarchiser les tâches que vous devez achever pendant la journée.
L’achèvement de 20 % des tâches inscrites sur votre liste créera 80 % des résultats obtenus au cours de la journée. Pour maximiser ces résultats, sachez identifier et vous concentrer sur les tâches les plus importantes pour vous et votre équipe.
Concrètement, faites la liste de toutes les actions que vous devez accomplir le jour même, puis identifiez les tâches clés. Parfois, les tâches les plus simples à mettre en œuvre peuvent être d’une importance capitale.
2. Prise de décision
Dans le processus de résolution des problèmes, la loi de Pareto peut vous aider à identifier les causes et hiérarchiser les réponses à apporter.
Par exemple, vous pouvez suivre cette démarche en 5 étapes :
- Identifiez les problèmes rencontrés par votre équipe.
- Identifiez les causes des problèmes.
- Astuce : utilisez la méthode des « 5 pourquoi » pour trouver toutes les causes des problèmes. Partez du problème : que s’est-il passé ?, demandez « pourquoi ». À la réponse au « pourquoi », continuez de creuser en demandant « pourquoi » à nouveau, et ainsi de suite jusqu’à remonter la chaîne des causalités.
- Catégorisez vos problèmes et regroupez ceux qui dépendent de catégories similaires. Une même solution peut résoudre plusieurs problèmes.
- Attribuez une valeur de 1 à 10 à chacun des problèmes en fonction de leurs répercussions sur l’entreprise.
- Développez un plan pour vous concentrer sur les 20 % des problèmes qui affectent le plus l’entreprise. Une fois que vous avez identifié le problème principal, développez un plan pour créer une solution capable de générer 80 % des résultats à l’aide de stratégies de résolution des problèmes.
Exemple : dans une boîte d’e-commerce, vous examinez les 100 plaintes de clients les plus récentes concernant vos services et remarquez que la majorité concerne la réception de produits endommagés. Vous découvrez qu’environ 80 % des remboursements correspondent à des produits endommagés. Pour éviter ce type de remboursements, vous décidez de trouver une solution à ce problème en priorité : vous modifiez les dimensions et la qualité du colis pour préserver les produits pendant l’expédition. Et voilà ! Vous avez réduit le nombre de plaintes de clients de 80 %.
3. Contrôle qualité
L’analyse de Pareto est un outil utilisé dans la méthodologie de contrôle qualité « Six Sigma ».
Six Sigma est une méthode de contrôle qualité qui cherche à éliminer les défauts de fabrication d’un produit. Le but est de réduire les défauts rencontrés sur le produit final. Le contrôle Six Sigma permet aux entreprises d’améliorer leurs « processus métiers » en homogénéisant le plus possible leur production.
Dans la méthodologie Six Sigma, l’utilisation d’un diagramme de Pareto aide à visualiser les données, identifier rapidement la majorité des variations présentes au sein d’un processus et faciliter la hiérarchisation des actions.
Quelles sont les limites de la règle des 80/20 ?
La loi de Pareto ne signifie pas nécessairement qu’en fournissant 20 % de l’effort, on obtient 80 % des résultats. L’objectif n’est pas forcément de minimiser la quantité d’effort, mais de concentrer cet effort sur une portion du travail pour produire le maximum de résultats.
En clair, vous devez placer 100 % des efforts dans les 20 % ciblés pour atteindre les 80 % de résultats attendus.
Un autre écueil dans l’application du principe des 80/20 est la perte de vue des tâches désignées comme secondaires, comme les e-mails, par exemple. Dans ce cas, vous prenez le risque de mettre de côté des éléments importants de la vie de l’entreprise.
Le défi est, comme toujours, de trouver l’équilibre entre l’utilisation de la règle de Pareto et le traitement de toutes les missions.
Pour y remédier, vous pouvez utiliser des techniques comme le Timeboxing, c’est-à-dire la gestion par blocs de temps, ou la méthode Getting Things Done de David Allen (en français, S’organiser pour réussir). Un autre best-seller qui s’est concentré sur le sujet, c’est The One Thing (Passez à l’essentiel) de David Keller.
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Sélim Niederhoffer
Sélim Niederhoffer est un auteur expert sur le sujet de la carrière et de l'emploi pour le blog de Glassdoor. Découvrez son expérience et ses articles.
